Erfolgsgeheimnis: Beständigkeit durch Planung

Der Schlüssel zur Beständigkeit ist (Zeit)Planung. Sagt John Lee Dumas, und der muss es wissen. Er ist der Entrepreneur on Fire, den ich in meinem letzten Beitrag schon erwähnt habe. Er hat ein Jahr lang geplant, bevor er mit seinem Podcast durchgestartet ist. Und auch jetzt, wo es bei ihm fantastisch läuft, ist Planung alles, damit seine Zuhörer auch weiterhin täglich ein Interview auf die Ohren bekommen. Der Erfolg gibt ihm Recht: Er wohnt in San Diego am Strand mit Blick auf den Pazifik Inzwischen wohnt er in Puerto Rico mit Blick auf die Karibik und spendet Geld für Schulprojekte.

The key to consistency is scheduling. Zitat von John Lee Dumas.

The key to consistency is scheduling. Zitat von John Lee Dumas.

WARUM BESTÄNDIGKEIT?

Ganz einfach: Weil Menschen äußerst vergesslich sind. Wer lange nicht in Erscheinung tritt, wird in unserer Wahrnehmung durch andere Menschen ersetzt. Das gilt natürlich auch für Dienstleistungen und Produkte. Selbstverständlich kann man auch Aufmerksamkeit erreichen, wenn man von Zeit zu Zeit einen Knalleffekt liefert. Wir kennen das von Promis, die total "weg vom Fenster" sind. Um sich wieder ins Gespräch zu bringen, zetteln sie schon mal einen Skandal an. Oder sie gehen in den Dschungel.

Aber wollen wir solches Auf und Ab? Wollen wir nicht möglichst kontinuierlich präsent sein, damit unsere Kunden / Leser / Fans uns gar nicht erst vergessen? Wenn ich - um das Beispiel "Blogs" zu bemühen - mein eigenes User-Verhalten analysiere, erkenne ich Folgendes:

  • Ich habe Lieblingswebsites, die ich jeden Tag ansurfe. Indem ich die URL ganz altmodisch in die Browserzeile eingebe (Yeah! Autovervollständigung!) Wenn ich zu lange hintereinander keinen neuen Content vofinde, surfe ich naturgemäß immer seltener vorbei. Wenn dann immer noch nix kommt, vergesse ich die Seite irgendwann.
  • Ich nutze keine Feedreader (mehr). Weil irgendwann zu viel Ungelesenes drin stand und ich den Überblick verloren habe.
  • Ich klicke am häufigsten auf Links, die ich auf Twitter finde. Facebook ist bei mir eher ein Beobachtungstool von Leuten, die ich wirklich gerne mag. Von denen bekomme ich Benachrichtigungen, die mich mitunter gar nicht besonders interessieren. Ich mag die Menschen dort und nicht zwingend die Links, diie sie dort teilen. Twitter bringt es eher auf den Punkt.
  • Die Chance, dass ich einen Link auf Twitter entdecke, steigt mit der Quantität der Verteilung. Stündlich rausgehauene (gleiche) Tweets nerven, wenn ich zu lange am Stück bei Twitter bin, und sie alle sehe. Aber alle paar Tage ist ok. Dann bin ich vielleicht mal zur richtgen Zeit dort.
  • Regelmäßige Newsletter sind cool. Ich schaue gerne danach, was dort empfohlen wird.

Mein Fehler:

Ich habe Angst zu nerven. Deshalb habe ich selber für meine Blogs bisher nicht wirklich viele Newsletter verschickt. Abonnieren könnt ihr den Newsletter hier trotzdem :-) Und was die Verteilung meiner Blogbeiträge auf Social Media angeht, da habe ich meist nur am gleichen Tag den Link gepostet und das war es dann. Damit habe ich das Potenzial qualitativ hochwertiger (und aufwändig geschriebener) Postings nicht die Bohne ausgeschöpft. Seit ich Links zu Beiträgen regelmäßig poste, habe ich erstaunliches Feedback. Auch auf Beiträge, die z.B. zwei Jahre alt sind.

Wenn das kein Argument für eine Form von Beständigkeit ist, weiß ich ja auch nicht.

Das gilt alles natürlich nicht nur für Blogpostings. Aber für Präsenz überhaupt. Und dafür, überhaupt regelmäßigen Output zu produzieren, egal in welchem Business.

DEADLINES

Ich war bisher leider nicht so die Planungsheldin (und das, obwohl ich diplomierte Stadtplanerin bin, autsch), sondern eher ein spontaner Bauchmensch. So richtig weit hat mich das nicht gebracht. Erfolgreich war ich nur, wenn ich Deadlines hatte und damit quasi zum Planen gezwungen wurde.

Blöderweise funktionieren Deadlines für mich (und für viele andere, die ich kenne) nur so richtig, wenn ich sie von außen gesetzt bekomme. Mache ich eigene Deadlines ist es kein echter Druck. Wenn mir die Kleine auf den Schoß krabbeln will, während da eigentlich gerade mein Laptop sitzt, stelle ich ihn nämlich beseite und gehe auf die Kuschelattacke ein. Weil mir ja nicht wirklich etwas wegrennt. Und im Zweifel ist das Enkelmädchen sowieso wichtiger als alles andere. Nur mit echter Deadline würde ich mich vielleicht schon vorher ins Büro verziehen.

DETAILLIERTE TO-DO-LISTEN

Wenn ich wirklich etwas schaffen will, helfen mir (und erfolgreichen Unternehmern offfenbar auch) kleinteilige Aufgabenlisten. Die schreibe ich dann am sinnvollsten am Abend vorher und ergänze ggf. einzelne Punkte, wenn mir auffällt, dass sie unbedingt noch mit hinein müssen, oder dass ich die einzelnen Aufgaben noch nicht weit genug heruntergebrochen habe.

Hier das Beispiel einer To-Do-Liste der amerikanischen YouTuberin und Graphic Designerin Karen Kavett:

How I stay organized. Detaillierte Aufgabenliste von Karen Kavett

Karen schreibt sogar auf, wenn der Abwasch dran ist, wannn sie den Müll runterbringen und was sie einkaufen muss. Selbst das Ansehen der Lieblingsserie kommt auf die Aufgabenliste - im Prinzip eine verordnete Arbeitspause.

Und hier könnt ihr MEINE Version von Karens Aufgabenliste sehen.

Es ist im Grunde völlig egal, welche Tools ihr für eure Aufgabenplanung benutzt. Vielleicht arbeitet ihr gerne mit Next-Action-Cards, wie sie bei der GTD*-Methode verwendet werden. Oder ihr mögt es gerne oldschool und schreibt in Notizbücher, in denen ihr eure Aufgaben handschriftlich eintragt (oder ihr benutzt lose Blätter wie das, was ich für eure täglichen Aufgaben gestaltet habe), Für digitale Aufgabenplanung gibt es unzählige Hilfsmittel, wie Trello, RememberTheMilk oder die Gmail Aufgaben. Oder ihr macht es wie Karen und benutzt einfach ein privates Google Doc. Das hat auch den Vorteil dass ihr die Aufgaben auf all euren Geräten seht und die erledigten Tasks auch von überall löschen könnt.

*Getting Things Done Wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen

Wichtig ist, dass ihr die Methode findet, mit der ihr am besten und bequemsten arbeiten könnt. Denn das schönste Tool nutzt nullkommaüberhauptnix, wenn ihr es nicht benutzt, weil es euren Gewohnheiten nicht entgegen kommt.

Wer sich das gesamte Video von Karen Kavett anschauen möchte, guckt hier: How I stay organized

SO KLEINTEILIG WIE NÖTIG

Wennn ihr sichergehen wollt, dass ihr eure Aufgaben wirklich erledigt, solltet ihr wissen, wie genau die Anweisungen sein müsssen, damit ihr diese auch umsetzt. Für viele Leute mag

  • Steuererklärung machen

ausreichend für die Liste sein. Wenn ihr aber zu den Menschen gehört, die erstens gerne erledigte Dinge von der Liste streichen oder von zu komplexen Aufgabenpaketen überfodert sind, wären folgende Einträge vielleicht sinnvoller:

  • Ausgabenbelege 2015 heraussuchen
  • Ausgabenbelege 2015 nach Posten sortieren und zusammenrechnen
  • Ausgaben nach Posten aufgeschlüsselt in die EÜR eintragen
  • ...

Und so weiter. Dann habt ihr viele kleine Erfolgserlebnisse und müsst nicht gleich den großen Berg erklimmen. Der würde euch vielleicht von der Erledigung der Aufgabe abhalten. Und kleinteiligere Aufgaben könnt ihr auch auf mehrere Tage verteilen (natürlich nur, wenn ihr alles rechtzeitig in euren Plan eingetragen habt).

DIE TERMINPLANUNG

Vielleicht hätte ich diesen Punkt auch an den Anfang setzen können, denn ein Terminplan (z.B. für eure Blogpostings) kann ja ebenfalls die Deadline-Funktion übernehmen. Ich schreibe diesen z.B. deshalb heute, weil ich es schon Anfang der Woche in den Plan geschrieben habe. Andernfalls würde ich es vielleicht erst in der nächsten Woche schreiben. Oder gar nicht. Da ist alles drin.

Bei den Terminen kannn ich auch Ideen und Aufgaben notieren, die ich später umsetzen möchte, und die deshalb noch nicht auf die To-Do-Liste kommen. So kann ich sie nicht vergessen. Besonders hilfreich ist das, wenn die Themen an spezielle Feste oder Daten geknüpft sind.

Beim "Scheduling" könnt ihr natürlich den Kalender nehmen, den ihr am liebsten benutzt. Da gilt das gleiche, wie für das Aufgaben-Tool. Nur der Kalender, in den ihr auch wirklich hineinschaut, ist ein guter Kalender.

Für die Übersicht nutze ich einen Google-Kalender (ihr könnt dort mehrere Kalender anlegen und entsprechend eurer Bedürfnisse einblenden). Für die Social Media Planung nehme ich ein Google-Spreadsheet.

Ein weiterer Vorteil des Google-Kalenders: Ihr könnt jedem eurer Projekte eine eigene Farbe zuweisen. Ich sehe so beispielsweise sofort, welches Blog mit welchem Posting wann bespielt werden soll. Wenn ich jetzt noch aufhören würde, immer alles aufgrund spontaner Einfälle wieder umzuwerfen, dann könnte es noch was werden mit dem Erfolg ;-)

 

ZUSAMMENFASSUNG

  • Deadlines setzen (lassen)
  • To-do-Listen möglichst detailliert führen
  • To-do-Listen sind für die nächsten ein oder zwei Wochen geeignet
  • Längerfristige Terminplanung (Scheduling) als Deadline-Ersatz, für bessere Übersicht über eure Projekte und für alles, was noch nicht auf die To-do-Liste gehört

Welche Tools für Aufgaben- und Terminplanung nutzt ihr denn so, um beständig an eurem Haus am Strand zu arbeiten?

# Link | Petra A. Bauer | Dieser Artikel erschien am Freitag, 18. März 2016 um 14:09 Uhr in KARRIERE, Zeitmanagement / Produktivität / Organisation | 5179 Aufrufe | 0 Kommentare | Kommentare per RSS-Feed abonnieren
Tags: wie plane ich, to-do-liste, Terminplan, scheduling, Planung, Planer, Deadline, Aufgabenliste, Aufgaben


18