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Getting Things Done - Wie ich meine To-Do-Listen abarbeite

In Podcast #008 bin ich darauf eingegangen, welche Elemente ich mir aus der GTD-Methode von David Allen (Wie ich die Dinge geregelt kriege - Selbstmanagement für den Alltag) herausgepickt habe, um meine Aufgaben erledigt zu bekommen. Ich habe versprochen hier näher darauf einzugehen und dieses Versprechen löse ich nun ein und gebe eine kurze Einführung in GTD: Vorhang auf für Next Actions und 43folders!

WORUM GEHT ES BEI GTD?

Worum geht es bei Getting Things Done überhaupt? Kurz gesagt, um einen leeren Kopf ;-) Auf David Allens Website wird man (sinngemäß) mit folgendem Satz begrüßt:

Ihr Kopf wurde dafür geschaffen, um Ideen zu haben, nicht dafür, um sie aufzubewahren.

Wir sollen unser Hirn also für Kreatives nutzen. Als Archiv und Kalender ist es eigentlich zu schade. Wenn wir uns Termine und ähnliches Zeug merken müssen, verschwenden wir Kapazitäten, die wir für wichtigere oder interessantere Dinge brauchen können. Oder wir tun es am Ende gar nicht, weil wir es vergessen haben oder einfach überhaupt keine Lust dazu verspüren. Menschen mit Aufschieberitis wissen, wovon ich rede.

Die erste Maßnahme lautet also: Alles aufschreiben, was erledigt werden muss.

Getting Things Done - Meine 43folders Wiedervorlagebox. Foto: Petra A. Bauer

DINGE ERFASSEN

Egal ob ihr ein Notizbuch benutzt, euer Smartphone, ein Word-Dokument, whatever - sucht euch EINEN Platz, wo ihr alles aufschreibt, was erledigt werden muss. Völlig egal, ob es private oder berufliche Sachen sind, ob es in einer Mail stand, per Post kam oder einfach nur eine Idee ist, die ihr zeitnah oder irgendwann einmal umsetzen wollt - alles kommt unsortiert (!) auf diese Liste. Und zwar am besten sofort wenn ihr es seht, bzw. den Einfall habt, den Termin vereinbart habt, etc.

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DINGE SICHTEN

Aks nächsten Schritt nehmt ihr euch diese Liste vor (vielleicht einmal pro Woche) und schaut, ob und welche Aktionen dafür notwendig werden. Dinge, die nicht länger als zwei Minuten dauern, solltet ihr sofort erledigen, denn es geht ja letztlich darum, das ganze Zeug nicht nur aus dem Kopf sondern auch vom Tisch zu bekommen.

Sind zur Erledigung eines Punktes auf der Liste mehrere Schritte nötig , dann teilt dieses "Projekt" auch in diese kleinen Schritte auf. Das sind nämlich unsere nächsten Aktionen, die Next Actions oder kurz N/A.

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin des Jugendamts hat mir erzählt, dass ich als betreuende Oma auch Kindergeld beantragen kann. Das Enkelmädchen wäre dann ein sog. "Zählkind" und würde mehr Kindergeld erhalten, als wenn die Eltern es beantragen. Meine Next Actions dazu sähen dann etwa so aus:

• Telefonnummer der Kindergeldkasse heraussuchen
• bei der Kindergeldkasse anrufen und fragen, ob die Information stimmt und was ich tun muss, um das Kindergeld zu beantragen
• Brief schreiben
• Brief ausdrucken
• Brief zur Post bringen
• auf Antwort der Kindergeldkasse warten

AUFGABEN ORGANISIEREN

Um mir die Übersicht zu erleichtern, schreibe ich die Aufgaben allerdings ein wenig anders auf, nämlich mit dem Verb zuerst:

Um beim Beispiel zu bleiben:

• HERAUSSUCHEN: Telefonnummer der Kindergeldkasse -> @COMPUTER
• ANRUFEN: Kindergeldkasse (Tel.: 030-xxxxx) und fragen, ob die Information stimmt und was ich tun muss, um das Kindergeld zu beantragen -> @TELEFON
• SCHREIBEN: Brief an Kindergeldkasse -> @COMPUTER
• AUSDRUCKEN: Brief -> @COMPUTER
• ABSCHICKEN: Brief -> @UNTERWEGS
• WARTEN AUF Antwort der Kindergeldkasse -> @WARTEN AUF

Die fettgedruckten Begriffe hinter den Pfeilen schreibe ich nicht mit auf. Diese sollen euch lediglich verdeutlichen WO ich diese Begriffe notiere. Genauer: Es handelt sich um die Bezeichnungen der jeweiligen Kontextmappen.

Was sind Kontextmappen? Kurz gesagt sind das Mappen, die die Orte bezeichnen, WO die Aufgaben erledigt werden müssen. Am Telefon zum Beispiel, am Computer, im Keller oder unterwegs. Den Klammeraffen habe ich einfach der besseren Übersichtlichkeit halber davorgesetzt. In die Mappen lege ich jeweils ein Blatt, auf dem ich aufliste, was ich denn da zu tun habe. So steht bei @TELEFON nicht nur ANRUFEN: Kindergeldkasse, sondern auch ANRUFEN: Opa Katze wegen Kontonummer, ANRUFEN: Schreiner Meier wegen Türen, etc. Jeweils mit der zuvor @COMPUTER herausgesuchten Telefonnummer, damit ich nicht in Versuchung gerate, den Anruf nicht zu machen, weil ich ja erst noch die Nummer heruaussuchen muss ... Ihr versteht?

Das bedeutet: Wenn ihr die Telefon-Kontextmappe in der Hand habt, könnt ihr einen ganzen Schwung von Telefonaten hintereinander abarbeiten, je nachdem, wie viel Zeit ihr zur Verfügung habt. Ihr streicht den jeweils erledigten Anruf einfach durch. Wenn das Blatt voll ist, nehmt ihr ein neues.

43 FOLDERS

Ich benutze dafür das Classei-System, wobei ich nicht direkt das Set für Terminverwaltung und Wiedervorlage genommen habe, sondern einen Kasten und Mappen aus meinem vorhandenen Fundus.

Ich brauche 43 Mappen (daher der Begriff 43 Folders), nämlich 12 für die Monate und 31 für die Tage.

Zunächst stecke ich die Mappen leer in einen Classei-Kasten. Die Monate hintereinander weg - vorne steht der aktuelle Monat. Hinter den aktuellen Monat stecke ich von 1 bis 31 alle Tagesmappen, in die ihr die Aufgaben des jeweiligen Tages einordnen könnt. Das können entweder zu beantwortende Briefe sein, Klebezettel mit Aufgaben oder was sonst so an Next Actions ansteht. Dazu könnt ihr notieren, in welcher Kontextmappe ihr nähere Anweisungen dazu findet.

Falls ihr euer System beispielsweise erst am 14. des Monats installiert, steht die Mappe 14 vorne und nach Mappe 31 die Mappen 1 bis 13. Denn nach jedem abgelaufenen Tag, wird die leere Tagesmappe nach hinten in den Monatspacken gesteckt. Sollten Aufgaben übrig geblieben sein, verteilt ihr sie auf andere Mappen.

In die Monatsmappen könnt ihr Aufgaben stecken, die in diesem Monat erledigt werden müssen und (noch) kein festes Datum haben.

Ist der Monat vorüber steckt ihr die Monatsmappe ganz nach hinten in den Kasten und holt die Mappe des neuen Monats ganz nach vorne. Dort haben sich die Tagesmappen automatisch wieder richtig sortiert (bei Monaten mit 28 oder 30 Tagen müsst ihr nur noch die drei bzw. die eine Mappe nach hinten stecken, und es kann von vorne losgehen.

REGELMÄSSIG DURCHSEHEN

Wenn ihr euch angewöhnt, die Mappen jeden Tag etwa zur gleichen Uhrzeit durchzusehen (Wecker stellen!) und die Aufgaben wirklich an einem Ort sammelt, dann ist die Chance groß, dass ihr wirklich Dinge erledigt bekommt. Damit es euch nicht so geht, wie mir: Ich habe diesen Beitrag seit August 2015 zur Hälfte fertig gehabt, und die Aufgabe zur Fertigstellung aus unerfindlichen Gründen in die Google Tasks geschrieben, wo ich wirklich nie reingucke ... Kürzlich habe ich dann dort mal aufräumen wollen und stellte fest, dass dieses Posting ernsthaft seit über anderthalb Jahren halbfertig in meinen Entwürfen herumlag.

SYSTEM ANPASSEN

Um der Wahrheit die Ehre zu geben: Ich habe trotzdem ZWEI Orte, an denen ich Aufgaben sammle. Ich finde die 43 Folders wirklich praktisch, wenn es um physische Sachen geht. Also zu beantwortende Briefe und zu überweisende Rechnungen.

Die Punkte "Dinge sammeln" und "Dinge sichten" mache ich weiterhin digital in einem Google Doc. Alles, was mir einfällt, kommt dort hinein, auch Arbeiten im Haushalt. Einfach, um es in den Tagesablauf besser einbauen zu können. Außerdem ist es ein schönes Gefühl, die einzelnen Posten dann mit Strg+x auf die Done-Liste zu verschieben :-)

Meine Aufgabenliste, auf der ich ALLE Tasks sammle und zeitlich sortiere.​

FAZIT

Letztlich muss jede von euch das System finden, das am besten zu ihr und ihren Gewohnheiten passt. Für mich ist es eine Kombination aus digital Aufgaben sammeln, sichern und sortieren und analog in den 43 Mappen vor allem Post sortieren. Ich wünsche euch viel Erfolg dabei, euer passendes System zu finden.

Liebe Grüße

*Affliate-Link - Mit einem Klick könnt ihr meine Arbeit unterstützen. Ich danke euch von Herzen

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