Täglich 10 Minuten Büroorganisation

Ein neues Jahr - ein neuer Anfang! Ich hoffe, ihr seid alle gut nach 2014 gerutscht. Viele von euch haben heute ihren ersten Arbeitstag und der findet ganz häufig im Büro statt. Deshalb steht auf diversen Vorsatz-Listen auch: Das Büro in Ordnung halten. Damit es euch die Umsetzung leichter fällt, hier ein paar Tipps, wie ihr das mit zehn Minuten pro Tag hinbekommen könnt.

Täglich 10 Minuten Büroorganisation

Foto: flown / pixelio.de

Möglicherweise steht erst einmal gründliches Ausmisten eures Büros auf dem Plan. Dazu gibt es an anderer Stelle einige extra Tipps. Ich gehe aber einfach mal davon aus, dass ihr schon zwischen den Jahren eine gewisse Grundordnung rund um den Schreibtisch geschaffen habt, und die gilt es nun übers Jahr zu erhalten. Dazu reichen täglich wenige Minuten:

Montag - Büro ausmisten

  • Entsorgt an jedem Montag wenigstens ein Teil, das ihr nicht mindestens einmal pro Monat im Büro verwendet. Das kann auch bedeuten, dass es an einem anderen Ort besser aufgehoben ist.
  • Räumt alle Dinge vom Schreibtisch herunter, die ihr nicht für eure Arbeit benötigt (ich sollte z.B. das Strickzeug neben meinem Notebook wegräumen ...)
  • Werft alle Stifte weg, die nicht mehr schreiben.

Dienstag - Inventur

  • Schaut eure Büromaterialien durch. Fehlt etwas? Schreibt es auf eine Liste oder bestellt es gleich, falls schon von den anderen Dienstagen genügend zusammengekommen ist.
  • Falls ihr über grundlegende Veränderungen nachdenkt: Schaut in einen Katalog für Büromaterialien - dort gibt es auch Fantastillionen von Ordnungshelfern. Etwas davon löst garantiert auch euer Unterbringungsproblem.

 

 

Mittwoch - Denktag

  • Könnt ihr ein neues Formular / Listen entwickeln um bestimmte Bereiche eurer Arbeit besser zu organisieren? Dann überlegt mittwochs, wie das aussehen könnte. Wann ihr die Umsetzung angeht, kommt auf euer Zeitbudget an, aber tragt den Termin dafür im Kalender ein.
  • Könnt ihr die Dateien auf eurem Computer so sortieren, dass es für euch einfacher ist, wichtige Dinge wiederzufinden? Überlegt euch mittwochs ein Konzept dafür. Umsetzung: siehe oben.
  • Sucht nach Messen, Kongressen, Vorträgen, Fortbildungen, die für eure Arbeit wichtig sind und meldet euch ggf. an
  • Wollt ihr grundsätzlich an eurer Arbeit etwas ändern? Vielleicht eine neue Ausrichtung finden? Die letzte Arbeitswoche überdenken? Mittwoch ist der Tag fürs Brainstorming und Mindmaps.

Donnerstag - Sortieren

  • Schaut alle Visitenkarten, Post-its, Notizzettel, Zeitungsausschnitte und andere Papierschnipsel der letzten Woche durch, die ihr am besten vorher schon immer direkt an einem einzige Ort sammelt, z.B., in einem flachen Ablagekorb
  • Entscheidet, was ihr (auch) physisch behalten wollt. Den Rest könnt ihr beispielsweise mit dem Fujitsu Scansnap* direkt zu Evernote scannen oder das Papier mit dem Smartphone in der Evernote-App fotografieren und taggen, damit ihr es auf allen Geräten leicht wiederfindet. Ihr könnt wichtige Infos natürlich auch einfach abtippen, aber das ist so 90er ;-)
  • Archiviert die Zettel, die ihr nicht nur digital aufbewahren wollt. Dazu gibt es hier Tipps, wie ihr grundsätzlich Ordnung in den Papierkram bringen könnt.

Freitag - große Ablage

Wenn ihr am Donnerstag die kleinen Zettel erfasst und wegsortiert habt, ist am Freitag die "große" Ablage dran:

  • Sortiert alle Papiere in euer Archivsystem, die im Büro herumliegen, auch die, die in der Ablage "Diverses" gelandet sind.
  • Durchsucht den Computer nach nicht oder selten benötigten bzw. veralteten Dateien und löscht sie oder verschiebt sie auf eine externe Festplatte, damit euer Computer nicht unnötig zumüllt.
  • Macht ein Computer-Backup!

 

Manches mag dabei länger dauern als zehn Minuten. Und für einige von euch mag Montag der bessere Denktag und Freitag der bessere Inventurtag sein. Aber je regelmäßiger ihr das durchzieht, umso weniger Aufwand ist es mit der Zeit. Und die Dinge, die länger dauern würden, müssen dann eben einen eigenen Termin bekommen. Hauptsache, ihr verliert sie nicht aus den Augen. Dann steht einem übersichtlicheren Büro nichts mehr im Wege.

Viel Erfolg!

*Affiliate-Link

 

 


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