Ordnung in den Papierkram bringen

Auch wenn ihr stupide Büroarbeiten normalerweise eher weiträumig umgeht: Ihr kennt sicher auch andere Phasen. Tage, an denen ihr nicht mehr so recht über die Stapel rechts und links des Computers hinüberschauen könnt, ohne vom Schreibtischstuhl aufzustehen und spontan beschließt: Das muss anders werden! Ich brauche ein vernünftiges Ablagesystem! Vermutlich ist es schlicht ein Prokrastinationsversuch, um euch von anstehenden Aufgaben abzulenken, aber im Prinzip ist dagegen nichts einzuwenden, wenn es dazu führt, dass ihr einen Schritt weitergekommen seid. Dann eben bei der Büroorganisation und nicht bei der zu schreibenden Kolumne.

Meine alten Mappen im Classei-System.

Für das Archivieren von Papierkram habe ich in den letzten Jahren zum einen Evernote genutzt. Sssssst, die Papiere durch den Fujitsu Scansnap* gejagt, und sie wandeln sie sich automatisch in eine Evernote-Notiz um (in dem Fall als PDF, aber man kann damit auch alte Fotos als JPG scannen und direkt  in Evernote archivieren, u.v.m.).

Bei Evernote liegt alles hübsch in der Cloud und ich kann wegwerfen, was nicht wirklich unbedingt aufgehoben werden muss (also natürlich keine Urkunden, etc.)

Analogablage

Aber heute soll es ausnahmsweise gar nicht um digitale Tools gehen, sondern darum, wie ihr euer physisches Zeug sinnvoll sammeln könnt. Dabei meine ich in erster Linie die Ablage von bereits berarbeiteten Unterlagen oder Papieren, die keiner weiteren Bearbeitung bedürfen. Um zu Erledigendes kümmern wir uns ein andermal.

Neben Evernote hatte ich für die einzelnen Themen Stehsammler* benutzt, entweder mit selbstgeklöppelten Mappen aus Schmierpapier oder mit den bunten Plastikhüllen, die an zwei Seiten offen sind. Als wir noch die L-förmige Küche hatten, standen die Stehsammler in einer Phalanx auf dem kürzeren Teil der Arbeitsplatte.** Nach der Sanierung ist dafür kein Platz und ein optisches Highlight war es ja auch nicht. Dafür habe ich jetzt einige tiefe Schubladen, in die zwar keine Stehsammler passen, aber die Behälter des Classei-Systems, die ich vor vielen Jahren angeschafft hatte.

** Küche? Ja, aus logistischen und ergonomischen Gründen: die Arbeitssituation im Dachbodenbüro beschert mir massive Rückenprobleme und die Küche ist quasi an der Eingangstür, sodass die Post direkt dort bearbeitet wird. Denn alles, was lange Wege verursacht, vergrößert lediglich die Gefahr, dass Papiere nie dort ankommen, wo sie hin sollen.

WIE viele Jahre das schon her ist, wurde mir bewusst, als ich die beiden befüllten Behälter aus dem Büro holte: Wir drei Mädels haben offenbar noch Bauchtanz gemacht, Bayer hieß noch Schering, Smartphones hießen Handy, Vattenfall hieß noch BEWAG und Twix hieß noch Raider.

Welches System nutzen?

Neben den erwähnten Mappen in Stehsammlern und dem Classei-System, könnt ihr natürlich auch immer noch die dicken oder dünnen Leitz-Ordner zur Ablage benutzen. Aber die haben zwei Nachteile: Sie nehmen reichlich Platz weg, auch wenn sie leer sind. Und es erschwert die Ablage, wenn man erst das jeweilige Blatt lochen (wahlweise in eine Klarsichtfolie stecken) muss, dann im Ordner nach der geeigneten Stelle suchen, den Mechanismus betätigen, das Blatt einlegen und den Hebel wieder runterdrücken muss. Die Gefahr, dass das Papier einfach auf einem Stapel landet und dort liegenbleibt, ist damit einfach größer, als wenn ihr es nur von oben in eine Mappe fallen lassen müsst.

Ich nutze die Leitz-Ordner nur noch für die endgültige Ablage, also für Themenbereiche, die ich nicht mehr ergänzen, jedoch noch aufheben muss oder möchte.

Ordnerrücken, Stehsammler-Rücken oder auch die Seiten des Classei-Systems könnt ihr übrigens auch passend zu eurer Umgebung oder Laune bekleben. Zamyat hat die Classei-Boxen beispielsweise passend zu ihren Workshops mit Wüstenfotos beklebt, die sie vergrößert und passend zerschnitten hat. Das hat auch noch den Vorteil, dass ihr sofort seht, welcher Ordner / welche Box an welcher Stelle stehen muss, weil sonst das Puzzle nicht stimmt.

 

 

Arbeitsweise

Egal, welches System ihr letztlich nutzen möchtet, ihr benötigt eine Einteilung, um eure Dokumente wiederzufinden. Also solltet ihr euch sinnvolle Oberkategorien überlegen. Dabei können Mindmaps helfen.

Im Prinzip kann alles erfasst werden, vom Privaten, bis zum Geschäftlichen, was v.a. für Home Office Workerinnen sinnvoll ist, damit die gesamte Ablage an einem Ort zu finden ist. Ihr könnt dort unterschiedliche Boxen für PRIVAT und GESCHÄFTLICH anlegen oder aber - weil es Überschneidungen geben kann - das ganze mit unterschiedlich farbigen Reitern markieren. Wir haben in einer Box beispielsweise alles versammelt, was die Familie privat betrifft, also für jedes Kind Schule / Uni, Sport, Musik, Gesundheit, etc und für uns Eltern auch. Autos, die auch privat genutzt werden, sind in einer anderen Box, zusammen mit mit dem Finanzkram, Ver- und Entsorgung, etc. Aber beispielsweise auch VG Wort, obgleich das dienstlich ist, aber doch schon eher administrativ.

Für meine beruflichen Projekte habe ich eine eigene Projektbox, die in die unterschiedlichen Tätigkeitsbereiche eingeteilt ist und von dort wieder in Unterbereiche.

Mappen für Unterkategorien nach Bedarf anlegen

Nachdem ihr die groben Einteilungen habt, könnt ihr Unterbereiche anlegen. Meine Methode: Ich arbeite den Stapel, der sich gebildet hat, von oben ab. Wenn ich eine Bankbenachrichtigung habe, die ich noch nirgends unterbringen kann, lege ich eine neue Mappe mit dem Namen der Bank an (es gibt sicher auch andere Menschen, die ihr Geld an unterschiedlichen Kreditinstituten haben) und sortiere sie unter FINANZEN -> BANKEN ein. Immer, wenn jetzt ein Zettel von der Bank auftaucht, kommt er dort hinein. Wenn die Mappe zu dick wird, könnt ihr weiter Unterteilungen überlegen, beispielsweise eine Trennung in KONTOAUSZÜGE und KORRESPONDENZ. So kann das System mit euren Anforderungen wachsen.

Gerade mit dem Classei-System oder den Klarsichtmappen im Stehsammler, lohnt es sich, für jedes Themenfeld eine extra Mappe anzulegen. Wenn ihr mal nicht sicher seid, ob es sich wirklich lohnt (z.B. Papiere mit Verfallsdatum, deren Kategorie ihr nicht wirklich braucht, wie z.B. hier der Gutschein eines Optikers), könnt ihr das erst einmal beiseite legen oder es gleich auf Wiedervorlage legen (darauf gehe ich in einem gesonderten Posting ein). Falls etwas Ähnliches auftaucht, könnt ihr immer noch überlegen, dafür eine Mappe anzulegen. Wichtig ist, dass der große Loseblatt-Stapel kleiner wird.

Zwischendurch wegschmeißen nicht vergessen!

Natürlich passiert es schon, dass es rundherum zwischenzeitlich so aussieht:

Während des Ordnung-Schaffens sieht es leider manchmal schlimmer aus als vorher, aber da müsst ihr durch ;-)

Aber da müsst ihr durch ;-)

Ich finde die Methode, sukzessive neue Themenmappen anzulegen, jedenfalls sehr hilfreich. Denn wenn ihr vorher lange genug alles bloß auf einen Stapel gelegt habt, kommen auf jeden Fall verwandte Unterlagen zum Vorschein. Und dann wisst ihr jetzt genau, wohin die müssen. Und für die Erhaltung der Ordnung müsst ihr in Zukunft nicht mehr so viel Energie aufwenden.

Kurz & knapp

Hier noch mal in Stichworten zusammengefasst, wie ihr euer neues Ordnungssystem etabliert:

  • geeigneten Standort für die Ablage finden
  • für euch und den Standort passendes Ablagesystem wählen
  • Oberkategorien überlegen (Mindmaps können dabei helfen)
  • Papiere sichten
  • ausmisten
  • Papiere in die Kategorien einsortieren, dabei sukzessive sinnvolle Unterkategorien (= neue Mappen) bilden
  • möglichst alles zentral an einem Ort erfassen, das erleichtert die Ablage

Und? Wann legt ihr los? Gehört der Stapel-Abbau vielleicht zu euren Plänen und Zielen 2014? Habt ihr eine andere Methode um eurer Papierstapel Herr zu werden? Wir freuen uns über eure Kommentare!

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